Papo com a Psicóloga| 5 passos para transformar reuniões de trabalho chatas em encontros produtivos

Por Simone Rezende 

Uma situação muito recorrente nos meus atendimentos organizacionais é perceber o quanto alguns colaboradores se mostram desacreditados na eficácia das reuniões. Alguns comentam que acham uma perda de tempo; outros ficam apavorados quando uma reunião é agendada e se sentem pouco a vontade me expor idéias, críticas e sugestões e aí, quando a reunião acaba, apresenta suas queixas e soluções aos colegas, podendo até provocar os famosos “burburinhos”. Isso acontece na sua empresa?

Neste breve artigo, apresentarei alguns pontos chaves para corrigir esses erros e tornar suas reuniões mais produtivas.

1.     Crie o hábito de fazer reuniões com regularidade

Cada empresa deve avaliar sua necessidade e diante disso, decidir a freqüência mais adequada. Mas é importante ter em mente que disseminar a cultura do diálogo producente, evitará muitos problemas, pois os lideres terão oportunidade de acompanhar mais amiúde as dificuldades e superação de suas equipes; além de criar uma cultura de pertencimento e adesão dos membros.

2.     Divulgue com antecedência, data, horário e pauta da reunião

Quando um colaborador é convocado para reuniões surpresas, aumentam-se as chances de que ele chegue com o nível de ansiedade mais elevado e isso pode atrapalhar sua capacidade de analisar melhor os fatos ou contribuir com soluções para a problemática abordada. Além disso, como existe uma tendência do ser humano em receber aceitação social, os colaboradores tenderão a aperfeiçoar suas atividades para apresentar melhores resultados.

3.     Procure conduzir a reunião em um clima conciliador

Muitas vezes, alguns problemas de relacionamento entre colegas e até mesmo entre lideres e liderados acabam transformando as reuniões em uma arena de vaidades e acusações. A pessoa que for conduzir a reunião deve fazê-lo tendo como alvo a solução dos problemas e não o apontamento das falhas pessoais das pessoas. Essa metodologia logo tenderá a ser compartilhada pelos membros, entendendo que esse é um dos elementos culturais da empresa. Esse clima de colaboração aumenta a realização dos profissionais envolvidos e melhoram os resultados.

4.     Registre as decisões elencadas nas reuniões e acompanhe as ações

De nada adianta ter reunião, se não houver engajamento com as decisões definidas nesta ocasião. Essa conduta favorece que tanto os líderes, quanto os liderados tenham a percepção mais clara de estarem alcançando os resultados esperados e se necessário for, podem ajustar algumas ações com mais facilidade.  

5.     Use a reunião como um recurso de motivação para a equipe

Tem um ditado que diz mais ou menos assim “não tem nada tão bom que não possa melhorar, nem nada tão ruim que não possa piorar”. Moral da história aqui é que em tudo e todos, há fatores positivos e negativos; então, durante as reuniões, não foque apenas em apontar falhas e problemas, afinal, essa conduta vai gerar aquela sensação que nada do que se faz, está bom o bastante para a empresa; o que por sinal, é desmotivador, concorda?! Então ressalte também os ganhos, as conquistas, as qualidades, estimulando sempre a cooperação e não a competição individual.

  

Simone Rezende

 Psicóloga

 CRP 18 03334

@simonerezendepsicologa